processen
meester
met
assyst
Referenties
Terug naar overzichtNotariskantoor Warmond
"Het is veel werk. Maar als we daardoor efficiënter worden, heb ik het er graag voor over."
"Wij zijn in juli 2009 overgestapt. We moesten wel, omdat het oude systeem Nofas niet meer geüpdate werd. Bovendien kwam het bijbehorende administratiesysteem geheel te vervallen. Als je efficiënt en commercieel bezig bent wil je toch een systeem dat alle moderne functies in zich heeft. Wij hebben goed gekeken wat er in de markt beschikbaar was. Bij collega-kantoren nagevraagd en verschillende demo’s aangevraagd. Uit dit proces bleven twee keuzes over en op basis van de contacten én de offerte is het uiteindelijk assyst geworden.
Het overzetten bleek wel een groot project. We hebben eind 2008 de beslissing genomen en met Devoon strakke afspraken gemaakt. De deadline voor oplevering was 1 juli 2009. Dat hebben we ook gehaald maar in de tussentijd is veel werk verzet. We hadden niet alleen dossiers uit het oude systeem, die geconverteerd moesten worden, maar zelfs nog dossiers uit het systeem dáárvoor. Wat uit Nofas kwam, daar kunnen we nu via een door Devoon ontwikkelde omweg weer mee werken. Oudere documenten in WP kunnen we alleen inzien. Het proces ging in stappen. We hebben eerst een testconversie gedaan, proefgedraaid en na wat aanpassingen uiteindelijk de definitieve omzetting.
Niet dat ik alles al helemaal onder de knie heb, maar het is al vrij snel werkbaar. Het is nu een kwestie van fine tunen. In het begin waren er wat problemen met nota’s en het kunnen wegschrijven van posten. Maar dat heeft zich nu wel uitgekristalliseerd. Nu is het vooral een kwestie van het invoeren van alle standaarden en modellen van akten en brieven. Zo zie je dat het steeds sneller en makkelijker kan. Ik heb gezegd: ik ga er eerst een tijd mee werken. Al doende krijg je steeds meer gevoel voor het systeem en zo blijf je elke keer weer iets aanpassen. Het is veel werk. Maar als we daardoor efficiënter worden, heb ik het er graag voor over.
Ik kan niet zeggen wat ik het handigste vindt. Het is vooral positief dat ze bij Devoon met de ontwikkelingen meegaan. We kunnen nu ook gegevens uit externe databestanden zoals de GBA oproepen en één op één importeren in ons kaartsysteem. Dat scheelt heel veel werk en voorkomt typefouten.
Bij Devoon werken vakidioten, die vinden het leuk als ik met vragen kom. Zo heb ik de vraag gesteld: Hoe kan ik uit mijn kaartsysteem alle mensen halen die in de afgelopen vijf jaar een bepaald testament hebben afgesloten? Hoe kan ik met de mensen in contact komen? Dat zoeken ze dan voor me uit. We gaan straks wijzigingen krijgen op het gebied van het huwelijksgoederenregime. Dan wil ik iedereen in één keer aanschrijven.
Assyst is een uitermate weldoordacht systeem, makkelijk in het gebruik. Ik noem het wel eens dummy proof. Iedereen kan er bijna direct mee werken, op alle niveaus in de organisatie. Dat scheelt opleidingsdagen. Verder zit er een managementinformatiesysteem in dat je laat zien hoeveel akten er gedraaid zijn, wat de omzet per akte is... het is allemaal met een druk op de knop naar voren te halen. Ik hoef zelf geen berekeningen meer uit te voeren of de boekhouder aan het werk te zetten.
Ik heb met meerdere systemen gewerkt, maar dat innovatieve van Devoon is toch wel bijzonder. Ze blijven ontwikkelen, vragen stellen aan toeleveranciers van gegevens, zoals het Kadaster. Kan dit niet beter, sneller, preciezer? En ondanks hun innovatiedrang en commerciële instelling blijven ze toch ook kritisch. Als iets niet haalbaar is of te duur wordt, dan zeggen ze het eerlijk."
Mevrouw mr. P.M. Kroes (Nelke)
Reeuwijkse Poort 305a
2811 NV Reeuwijk
T 0182 - 39 99 94
info@devoon.nl
www.devoon.nl
Volg Devoon op:
Devoon is onderdeel van:
BTW 809432870b01
KvK 30169282