NEXTportal

De cliënt wordt steeds kritischer. Ze verwacht naast vakkundig notarieel advies ook goede service, optimale transparantie en een continue beschikbaarheid van informatie. Ze wil weten waar ze aan toe is en krijgt het liefst op elk gewenst moment inzage in haar dossiers.

Daarnaast wilt u als kantoor, met het oog op de ingevoerde AVG (Algemene Verordening Persoonsgegevens), voldoen aan de nieuwe regels met betrekking tot het veilig omgaan met data van uw cliënt. Een belangrijk onderdeel hierbij is het veilig communiceren met de cliënt. Het versturen van (notariële) stukken via email is daarbij geen optie meer.

Met de geheel nieuwe NEXTportal van Devoon kunt u enerzijds voldoen aan de kritische verwachtingen van de hedendaagse cliënt en anderzijds op een AVG-proof wijze communiceren met uw cliënt: simpel, veilig en efficiënt.

Online dossier – documenten delen
Met de NEXTportal heeft de cliënt 24/7 inzage in haar dossiers. Alle concepten, afschriften, correspondentie en afrekeningen zijn eenvoudig te raadplegen. Daarnaast kan de cliënt direct zien wat de status is van een dossier. Ook partijen zoals makelaars, adviseurs en andere bij het dossier betrokken partijen kunt u toegang geven tot documenten via de NEXTportal.

Als notaris behoudt u uiteraard altijd de controle over wie toegang krijgt tot welke documenten. Alleen de documenten die worden geüpload worden gedeeld met de partijen die u zelf autoriseert. De cliënt of andere derde partij krijgt vervolgens een (automatische) email notificatie met een link naar de NEXTportal. Nadat hij of zij zich heeft aangemeld kan het document worden ingezien en/of worden gedownload.

De cliënt (of een andere partij) heeft, als u dat aangeeft, ook de mogelijkheid om een document te delen met u als notaris. Een cliënt kan bijvoorbeeld heel gemakkelijk zijn of haar identiteitsbewijs toevoegen aan het dossier in de NEXTportal. Het delen van documenten werkt dus twee kanten op.

Online vragenlijsten
Naast het online dossier/delen van documenten biedt de NEXTportal u ook de mogelijkheid om online vragenlijsten te laten invullen. Zo kunt u bijvoorbeeld de inlichtingenformulieren die veel kantoren gebruiken bij de aanleg van een nieuw dossier nu digitaal laten invullen en verwerken.

Standaard beschikt u in de NEXTportal over een set met veelgebruikte vragenlijsten. Deze zijn intelligent zodat de cliënt alleen de vragen krijgt die van toepassing zijn op zijn of haar situatie. Alle vragenlijsten zijn volledig aanpasbaar aan uw eigen wensen. U kunt eigen vragen toevoegen of bepaalde vragen verwijderen. Daarnaast kunt u natuurlijk uw eigen vragenlijsten maken. 

Offertemodule
In NEXTassyst kunt u standaard gebruikt maken van de offertemodule. Deze kunt u nu ook integreren in en koppelen met de NEXTportal. Zo kunt u potentiële cliënten gemakkelijk online een offerte laten aanvragen die u automatisch verwerkt in NEXTassyst. Hier heeft u geen externe partijen meer voor nodig.

AVG-proof
De nieuwe regels van de AVG zijn inmiddels van kracht. Deze regels hebben grote invloed op het verwerken van persoonsgegevens. Dit moet op een veilige manier gebeuren en er moet geregistreerd worden welke persoonsgegevens bij bepaalde stappen worden opgeslagen.

Samen met ICTRecht (gespecialiseerd in de nieuwe AVG wetgeving) hebben wij er voor gezorgd dat onze systemen AVG-proof zijn.

Verwerkingsovereenkomst
Een belangrijk onderdeel van de nieuwe AVG is de zogeheten verwerkingsovereenkomst. Op dit moment hebben wij met u een bewerkersovereenkomst gesloten. Inmiddels is deze vervangen door een verwerkingsovereenkomst. Deze nieuwe overeenkomst zorgt ervoor dat de taken en verantwoordelijkheden van zowel u als Devoon goed en helder worden vastgelegd.

Communicatie
Maar u als notaris hebt ook een verantwoordelijkheid om te zorgen dat u als kantoor voldoet aan de nieuwe regels die de AVG met zich meebrengt. Eén belangrijk aspect daarbij is het veilig communiceren met uw cliënten.

Het versturen van (concept) akten naar cliënten per email is in het notariaat nog altijd gemeengoed. Met de komst van de AVG (en eigenlijk daarvoor ook al) is het versturen van documenten met persoonsgegevens risicovol. Het overgrote deel van het emailverkeer – bijvoorbeeld het e-mailen naar een Gmail account – is namelijk niet veilig. Met de NEXTportal beschikt u over een veilig alternatief om digitaal en AVG-proof met uw cliënten te communiceren.

Data
De data die door de NEXTportal wordt gebruikt staat op een streng beveiligde server in Nederland. Als u gebruikt maakt van onze portal kunt u deze dienst zonder reserve onder uw eigen notariële verantwoordelijkheid aanbieden.

Géén opstartkosten
Starten met de NEXTportal kan gemakkelijk en snel. Om u te helpen om op een veilige en AVG-proof wijze te communiceren met uw cliënt, neemt Devoon de opstartkosten voor haar rekening. 

Meer weten?
Wilt u gebruik maken van de NEXTportal, heeft u nog vragen of wilt u meer informatie? Neem dan contact op met Martin (06 1472 6397 of martin@devoon.nl) of neem telefonisch contact met ons op: 0182 39 99 94.