Digitale dossiers: waarom zou u nog voor eigen servers kiezen?

Het Nederlandse notariaat werkt gelukkig steeds meer digitaal. Dat begrijp ik heel goed, want het biedt grote voordelen. Maar wat ik niet goed begrijp, is dat sommige kantoren daarbij nog steeds voor eigen servers kiezen.

Eigen servers of…
Een jaar of tien geleden waren eigen servers een logische keuze, omdat de alternatieven beperkt waren en de techniek een stuk eenvoudiger dan nu. Maar die periode ligt inmiddels ruimschoots achter ons. In mijn beleving is het goed, slim en efficiënt inrichten, onderhouden en beheren van een infrastructuur waar alle applicaties vloeiend op draaien simpelweg specialistenwerk.

Wat is veiliger?
Een argument wat ik nog wel eens hoor, is dat eigen servers veiliger zouden zijn dan de cloud. Niets is minder waar. Bij brand, inbraak of wateroverlast kunt u in één keer uw complete archief verliezen. Natuurlijk neemt u regelmatig back-ups mee naar een andere locatie, maar dat betekent dus dat u met de (vaak privacygevoelige) informatie over straat moet. Beveiliging in de meest brede zin van het woord is niet alleen ontzettend complex, maar ook ontzettend belangrijk. Dan praten we over het volledige scala van fysiek en digitaal tot mensen en processen. Van virusscanner tot firewall, toegangscontrole en disaster recovery. De meeste organisaties hebben de benodigde kennis en capaciteit hiervoor simpelweg niet in huis.

Voordelen van de cloud
Door te werken op een externe server in de cloud bent u van al deze risico's verlost. Uw informatie staat in een gecertificeerd datacenter op uitstekend beveiligde servers. Inclusief regelmatige back-up op een tweede locatie, waarnaar naadloos wordt overgeschakeld als er een probleem ontstaat. Ik denk dat notariskantoren zich helemaal niet bezig willen houden met dagelijkse ICT-problemen en -uitdagingen. Mensen willen gewoon hun werk kunnen doen, met de software die daarvoor nodig is. Cloud oplossingen kunnen de echte ICT-complexiteit voor u weghalen en er functionaliteit voor teruggeven.

Meer weten?
Wilt u meer weten over de voor- en nadelen, business case en daadwerkelijke (verborgen) kosten van de diverse mogelijkheden, om een goed gefundeerd besluit te kunnen nemen? Download dan ons gratis e-book ‘To cloud or not to cloud? Zorgeloos kiezen voor juridische professionals.’ Of neem contact met ons op via tel. 0182-39 99 94, e-mail naar info@devoon.nl of ons contactformulier.

Ben van Hengstum