NEXTportal tips&trucs deel 1 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over de NEXTportal

Met de NEXTportal heeft de cliënt 24/7 inzage in haar dossiers. Alle concepten, afschriften, correspondentie en afrekeningen zijn eenvoudig te raadplegen. Hiermee kunt u enerzijds voldoen aan de kritische verwachtingen van de hedendaagse cliënt en anderzijds op een AVG-proof wijze communiceren met uw cliënt: simpel, veilig en efficiënt. 

De NEXTportal wordt continu doorontwikkeld. In deze NEXTportal tips&trucs special houden we u op de hoogte van nieuwe functionaliteiten en bestaande functionaliteiten die u wellicht nog niet kent. In dit eerste deel vindt u tips over:

1.    Home – dossier online uitgebreid
2.    Relatie gerelateerde documenten publiceren
3.    Gebruik aktegeneratorcodes in de NEXTportal 
4.    Standaard tekstfragmenten bij verzoek om stukken 
5.    Meer inzicht in gebruik NEXTportal door cliënt

1. Home – dossier online uitgebreid
De functionaliteiten op Home | dossier online zijn flink uitgebreid. Hier ziet u een overzicht van alle binnengekomen formulieren en andere geüploade stukken zoals legitimatiebewijzen en dergelijke. Deze kunt u met één druk op de knop opslaan in het desbetreffende dossier of bij de relatie. 

Home | dossier online is daarnaast uitgebreid met de optie ‘ongelezen documenten’. Als u hier op klikt krijgt u een overzicht van alle documenten die zijn gepubliceerd op de NEXTportal maar die nog niet zijn geopend door de cliënt. U kunt zien om welk document het gaat en doorklikken naar het desbetreffende dossier maar u heeft hier ook de mogelijkheid om een herinnering naar de cliënt te sturen. De cliënt krijgt vervolgens een reminder dat er een document klaar staat in zijn of haar portal die nog niet gelezen is. 

2. Relatie gerelateerde documenten publiceren
Naast het publiceren van documenten in de NEXTportal die afkomstig zijn uit een dossier is het ook mogelijk om relatie gerelateerde documenten te publiceren. Dit doet u door in het documenten overzicht van het dossier (Dossiers | documenten) te klikken op ‘relatie-cliënt’. 

Hier ziet u het overzicht van alle documenten die zijn opgeslagen onder de cliëntkaart. U klikt op de rechtermuisknop en dan op publiceren. U kunt het document eventueel nog omzetten naar PDF met sjabloon en vervolgens wordt het document gepubliceerd in de NEXTportal omgeving van de cliënt.  

3. Gebruik aktegeneratorcodes in de NEXTportal
De aktegeneratorcodes werken in hoofdlijnen hetzelfde als in de overige documenten.
Waar bijvoorbeeld bij een $DIALOOG er een maximum zit in het aantal veldinvoer vragen en Ja/Nee vragen, kan deze in de NEXTportal uitgebreider gebruikt worden.

Naast Veldinvoer en Ja/Nee vragen is het ook mogelijk tekstinvoer vragen te stellen (ofwel het antwoord kan uitgebreider zijn). Het invoerscherm van het antwoord kan vergroot worden.

Het aantal combinaties van het bovenstaande is onbeperkt. Hou er echter wel rekening mee dat het nog wel leesbaar moet zijn voor uw klant. Per vraagstelling kan ook een ‘info’ toegevoegd worden.
Zie voor nadere uitleg de documentatie in NEXTassyst (F1) onder het kopje ‘Volledige documentatie’ | NEXTportal.

4. Standaard tekstfragmenten bij verzoek om stukken 
U kunt de cliënt de mogelijkheid geven om zelf stukken te uploaden naar de NEXTportal. Zo kunnen cliënten bijvoorbeeld zelf een kopie legitimatiebewijs uploaden. Dit doet u door middel van een ‘verzoek om stukken’. 

Bij een verzoek om een stukken wordt een begeleidende tekst meegestuurd. Dit wordt een ‘tekstfragment’ genoemd. Deze tekstfragmenten kunt u zelf maken en aanpassen. U kunt dus een lijst maken met verschillende standaard teksten om mee te sturen. Het standaard tekstfragment wat u kiest bij een verzoek om stukken kunt u altijd per keer ook nog handmatig aanpassen indien gewenst. 

5. Meer inzicht in gebruik NEXTportal door cliënt
Als u een partij (cliënt) heeft geautoriseerd voor een dossier in de NEXTportal dan ziet u deze terug onder Dossier | Documenten | Dossier Online | optie Autoriseren | tabblad ‘Geautoriseerde partijen’. Als u vervolgens klikt op het bewerk icoon   dan krijgt u een overzicht met accountinformatie. 
 
Hier kunt u bijvoorbeeld zien wanneer het account voor de NEXTportal is aangemaakt, wanneer er voor het laatst is ingelogd, of er al een wachtwoord is aangemaakt enzovoort. Hier kunt u eventueel ook zaken aanpassen zoals het veranderen van het emailadres. U kunt het account op inactief zetten en deblokkeren op het moment dat de cliënt te vaak met verkeerde inloggegevens heeft ingelogd.

Tot slot ziet u ook wat de laatste vijf notificaties zijn geweest. Met behulp van dit overzicht heeft u dus inzicht in hoe de cliënt de NEXTportal gebruikt. 

Tips&Trucs
Heeft u naar aanleiding van deze NEXTportal tips&trucs vragen of wilt u als kantoor gebruik gaan maken van de NEXTportal? Neem contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide Tips&Trucs training