Tips en trucs deel 8 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTassyst

NEXTassyst kent, naast de grote integraties zoals het direct gebruik maken van ECH, CTR en Via Juridica vanuit NEXTassyst,  ook vele kleine handigheidjes die u (bij elkaar) veel tijd kunnen besparen. In deel acht van deze reeks tips over:

1. Overlijdensmeldingen – testamenten registeren vanuit NEXTassyst
2. Oorsprong: aangeven hoe het dossier binnen is gekomen
3. Bevragen registers vanuit documentoverzicht
4. Aanmaken folders binnen documentoverzicht
5. #a kolom in dossierlijst

1. Overlijdensmeldingen – testamenten registeren vanuit NEXTassyst
De KNB is druk bezig om de processen rond het Centraal Digitaal Repertorium (CDR) en het Centraal Testamentenregister (CTR) te verbeteren. Sinds april 2018 is de manier waarop oude testamenten geregistreerd moeten worden veranderd. Alle communicatie tussen de Belastingdienst, KNB, notariskantoren en Doc-Direct verloopt nu digitaal.

Op het moment dat iemand overlijdt wordt er – op basis van de gegevens uit het CTR - een overlijdensmelding gestuurd naar het notariskantoor waar de laatste uiterste wilsbeschikking is gemaakt. NEXTassyst haalt deze overlijdensmeldingen automatisch op en deze vindt u in het repertorium onder het kopje ‘overlijdensmeldingen’.

Om te bepalen welke handelingen u moet verrichten om de overlijdensmelding te registreren hebben wij een stap voor stap handleiding geschreven. Deze kunt u via deze link inzien en eventueel printen. Komt u er niet uit, dan staan wij voor u klaar om u hierbij te helpen.

2. Oorsprong: aangeven hoe het dossier binnen is gekomen
Bij het aanmaken van een dossier heeft u de mogelijkheid om de oorsprong van het dossier aan te geven. Met andere woorden, hoe dit dossier bij u is aangebracht. Dit kan bijvoorbeeld zijn via een (bepaalde) makelaar, via de website, via een telefonisch contact etc. Deze ‘aanbrengers’ kunt u zelf bepalen en aanpassen in beheer.

3. Bevragen registers vanuit documentoverzicht
Vanuit het overzicht van de gekoppelde partijen in een dossier kunt u kiezen voor ‘bevragen registers’ en direct alle recherches doen, zowel van de partijen als de gekoppelde registergoederen.

Deze bulkrecherche kan echter ook worden opgeroepen als u in het documentenoverzicht van een dossier zit. Dit doet u door met de rechtermuisknop te klikken op de ‘relatie – cliënt’. De optie ‘bevragen registers’ verschijnt en u kunt direct doorklikken naar het pop-up scherm om alle recherches uit te voeren.

4. Aanmaken folders binnen documentoverzicht
Het komt regelmatig voor, bijvoorbeeld in een boedeldossier, dat u heel veel onderhandse stukken in één dossier heeft. Dit kan op den duur onoverzichtelijk worden. Daarom biedt NEXTassyst de mogelijkheid om binnen (in dit voorbeeld) onderhandse stukken eigen folders aan te maken. Dit doet u door met de rechtermuisknop te klikken op onderhandse stukken. U kunt zoveel folders aanmaken als u zelf wilt. Dit geldt ook voor de andere documenttypen als notariële en diverse stukken.

5. #a kolom in dossierlijst
Via de sneltoets F11 of de knop ‘zoek’ binnen dossiers kunt u snel zoeken naar een dossier. NEXTassyst toont het resultaat hiervan onder het kopje ‘lijst’. Deze lijst toont per dossier de meest belangrijke informatie, waaronder de kolom ‘#a’. Deze kolom toont het aantal notariële stukken die in het betreffende dossier opgeslagen zijn. Er kan vervolgens op dat getal (aantal notariële stukken) worden geklikt om rechtstreeks naar het betreffende dossier te gaan naar het submenu Documenten

Tips&Trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide Tips&Trucs training.