Tips en trucs deel 9 – Dat wat u (wellicht) nog niet wist over NEXTassyst

NEXTassyst kent, naast de grote integraties zoals het direct gebruik maken van ECH, CTR en Via Juridica vanuit NEXTassyst, ook vele kleine handigheidjes die u (bij elkaar) veel tijd kunnen besparen. In deel negen van deze reeks tips over:

1.    Alle regels selecteren bij versturen akteafschrift naar CDR
2.    Tabblad KvK.nl gebruiken als alternatief voor tabblad online uittreksel
3.    Hypotheekmodellen
4.    .Gear bestand gebruiken bij maken ECH hypotheekakte 
5.    F1 - documentatie

1. Alle regels selecteren bij versturen akteafschrift naar CDR
Na het passeren van een notariële akte heeft u als notaris 10 dagen de tijd om het akteafschrift te registreren bij het CDR (en sinds versie ECH 4.0 binnen 3 dagen). Dit doet u in het repertorium in NEXTassyst onder centrale registratie | aanbieden registratie. Op deze pagina worden de regels getoond waarvan het akteafschrift nog naar het CDR gestuurd moeten worden. Deze kunt u, na controle, aanvinken en vervolgens versturen. 

Het kan zijn, zeker rond de eerste van de maand, dat er veel repertoriumregels staan die verstuurd moeten worden. Als u deze allemaal per regel aan moet vinken is dat omslachtig. Daarom kunt u ook in één keer alle regels selecteren of deselecteren. Dit doet u door te klikken op de drie liggende streepjes naast ‘versturen naar CDR’. Zie ook de afbeelding hiernaast. Door deze functie te gebruiken, hoeft u minder handwerk te doen en kunt u efficiënter werken. 

2. Tabblad KvK.nl gebruiken als alternatief voor tabblad online uittreksel
Vanuit de relatiekaart in NEXTassyst kunt u rechtspersonen direct rechercheren bij de KvK. Indien u dit gaat doen heeft u twee tabbladen, namelijk ‘online recherche’ en ‘www.kvk.nl’. Met allebei deze tabbladen kunt u de rechtspersonen rechercheren alleen beide vragen deze op een andere manier op. Het tabblad ‘online uittreksel’ werkt via een webservice en het tabblad ‘www.kvk.nl’ werkt via de website van de KvK zelf. 

Mocht er een storing zijn bij het tabblad ‘online uittreksel’, bijvoorbeeld zoals vorige maand toen de KvK een aanpassing had gemaakt in haar systemen, dan kunt u altijd gebruik maken van het tweede tabblad. Bij beide manieren worden de gegevens automatisch overgenomen in NEXTassyst en wordt de recherche automatisch opgeslagen in de relatiekaart. 

3. Hypothekenmodellen
Indien u het hypothekenabonnement afneemt dan beschikt u altijd over alle intelligent gemaakte hypotheekmodellen. Deze worden iedere dag geüpdatet zodat u altijd over de laatste versie kunt beschikken (mits deze bij de KNB bekend is). Op donderdag krijgt u een email met wat er die week gewijzigd is of als een nieuw model beschikbaar is. Via de nieuwsitems in NEXTassyst kunt u iedere week de bank- en weeklijst inzien zodat u direct weet wat er die week is gewijzigd. Indien u de rechten heeft kunt u deze ook inzien in de map "modellen\notariele stukken\registergoed\Hyptheken\_bank- en weeklijst"

Indien u een hypotheekmodel zoekt en deze betreffende map opent dan ziet u in sommige gevallen staan: "Zie onder ….". Dit is vooral het geval als het om Stater modellen gaat maar ook bij andere maatschappijen kan dit het geval zijn. U hoeft niet handmatig deze map te zoeken maar u kunt in dit geval direct dubbelklikken op dit bestand. U wordt dan direct geleid naar de map waar het model wél staat. 

4. .Gear bestand gebruiken bij maken ECH hypotheekakte
Bij het koppelen van een ECH passeerzaak aan een dossier wordt automatisch het te gebruiken hypotheekmodel gekoppeld. Dit te gebruiken model is terug te vinden in het dossier onder de notariële stukken.

In plaats van het gebruikelijke Word icoon aan het begin van de regel wordt thans een tandrad icoon weergegeven (zie de afbeelding hiernaast). 

In plaats van de extensie ".docx" zal dit bestand weergegeven worden als ".gear" bestand. Door te klikken op dit icoon wordt de hypotheekmap van de desbetreffende bank geopend, waarna het aan de maker van het document is om het juiste model (versie) te selecteren.

5. F1 - documentatie
NEXTassyst wordt continu doorontwikkeld. Dit betekent dat er continu op basis van uw feedback bestaande functionaliteiten worden verbeterd en nieuwe functionaliteiten worden toegevoegd. Het kan daarom handig zijn om, indien u ergens niet uitkomt, onze vernieuwde documentatie te raadplegen. Deze vindt u door in NEXTassyst op F1 te drukken of op het vraagteken linksonder in uw NEXTassyst scherm te klikken. 

Tips&Trucs
Heeft u naar aanleiding van deze handigheidjes vragen of wilt u als kantoor meer en uitgebreidere tips en trucs? Neem contact met ons op en schakel een van onze consultants in voor een uitgebreide Tips&Trucs training